Kun puhutaan työajanseurannasta, ensimmäinen ajatus on usein sama: laki velvoittaa, joten tunnit on kirjattava. Tunnit kirjataan, velvollisuus täytetään ja asia on sillä selvä.

Mutta mitä jos kysymyksen kääntäisi toisin päin? Mitä jos työajanseuranta onkin yksi organisaatioiden alihyödynnetyimmistä johtamisen työkaluista?

Tässä artikkelissa tarkastelemme, miten työaikadata auttaa johtamaan ihmisiä ja resursseja, tukemaan työhyvinvointia sekä ymmärtämään, mitä organisaatiossa todella tapahtuu.

 

Jokainen kirjattu tunti on tietoa

Kun työntekijä kirjaa työtuntinsa, hän ei ainoastaan täytä lakisääteistä velvollisuutta. Samalla syntyy arvokasta dataa siitä, mihin organisaation aika todellisuudessa kuluu, miten työkuorma jakautuu ja missä toimintaa olisi mahdollista tehostaa.

Yksinkertaisimmillaan data kertoo, kuinka monta tuntia töitä tehdään. Kun mennään pintaa syvemmälle ja kohdistetaan tunnit projekteihin, työvaiheisiin, asiakkaisiin ja sisäisiin töihin, kuva tarkentuu merkittävästi. Samalla nähdään, kuinka paljon aikaa kuluu laskutettavaan työhön ja kuinka paljon esimerkiksi sisäisiin palavereihin, dokumentointiin tai koulutuksiin.

Tämä tieto on kullanarvoista, kun halutaan ymmärtää, mihin organisaation aika todellisuudessa kuluu.

 

Hyvinvointi voi näkyä datassa ennen sairauspoissaoloa

Yksi työaikadatan kiinnostavimmista ulottuvuuksista liittyy työhyvinvointiin. Esihenkilöt ja HR puhuvat paljon hyvinvoinnin tukemisesta, mutta ilman tietoa kuormituksen kehittymisestä arviointi jää helposti havaintojen ja tuntemusten varaan.

Kun nähdään, kenelle ylityöt kasaantuvat, missä tauot jäävät toistuvasti pitämättä tai missä tiimissä työkuorma kasvaa viikko viikolta, tilanteeseen voidaan reagoida huomattavasti aikaisemmin.

Kun samaan kokonaiskuvaan yhdistetään tehdyt työtunnit ja poissaolot, voidaan tarkastella, onko kasvava kuormitus yhteydessä esimerkiksi sairauspoissaolojen lisääntymiseen. Näin tilanteisiin voidaan puuttua jo ennen kuin ne kärjistyvät.

Tämä on ennakoivaa johtamista parhaimmillaan.

 

Ennen rekrytointia kannattaa katsoa dataa

”Meillä ei riitä aika, tarvitaan lisää väkeä.” Tämä on tuttu lause monessa organisaatiossa. Joskus johtopäätös on täysin oikea: liiketoiminta kasvaa ja sen mukana tarvitaan lisää tekijöitä.

Ennen rekrytointipäätöstä kannattaa kuitenkin pysähtyä datan äärelle. Uuden työntekijän palkkaaminen on merkittävä investointi, sillä henkilöstökulut kasvavat heti, mutta liikevaihto ei välttämättä kasva samassa suhteessa. Siksi on tärkeää arvioida, miten rekrytointi vaikuttaa kannattavuuteen.

Työaikadata voi kuitenkin haastaa oletuksen siitä, että tarvitaan lisää tekijöitä. Onko työkuorma jakautunut epätasaisesti niin, että osa henkilöstöstä tekee jatkuvasti ylitöitä samalla, kun muualla on vapaata kapasiteettia? Kuluuko merkittävä osa ajasta sisäisiin palavereihin, päällekkäiseen työhön tai tehottomiin prosesseihin? Voitaisiinko toimintatapoja kehittämällä vapauttaa kapasiteettia ilman lisärekrytointeja?

Työaikadata voi auttaa tarkastelemaan tilannetta uudesta näkökulmasta. Rekrytointi voi edelleen olla oikea ratkaisu, mutta datan avulla voidaan varmistaa, että päätös perustuu todelliseen tarpeeseen eikä pelkkään tunteeseen.

 

Tiimi, osasto, yritys – kokonaiskuva ratkaisee

Yksilötason data on tärkeää, mutta johtamisen näkökulmasta olennaisinta on usein kokonaiskuva. Miten tiimi suoriutuu? Missä osastossa kuormitus kasautuu jatkuvasti? Kohdistuuko organisaation aika niihin asioihin, jotka ovat liiketoiminnan ja strategian kannalta tärkeimpiä?

Kun dataa tarkastellaan tiimi-, osasto- ja yritystasolla, huomio siirtyy yksittäisistä henkilöistä laajempiin ilmiöihin ja kehityssuuntiin. Samalla voidaan tunnistaa esimerkiksi kuormituksen, resursoinnin ja ajankäytön haasteita sekä tehdä niiden pohjalta parempia päätöksiä.

 

Työajanseuranta on investointi ihmisten johtamiseen

Työajanseuranta on pitkään nähty pakollisena pahana. Entä jos sitä tarkasteltaisiin investointina tietoon, johtamiseen ja tulevaisuuteen?

Kyse ei ole vain lakisääteisen velvollisuuden täyttämisestä, vaan siitä, mitä työaika kertoo organisaation toiminnasta. Kun tätä tietoa hyödynnetään päätöksenteossa, työajanseurannasta tulee velvollisuuden sijaan johtamisen työkalu.

Sama työaikadata kertoo kuitenkin paljon enemmän kuin vain ihmisistä ja tiimeistä. Se kertoo myös rahasta: siitä, mitä työn tekeminen todella maksaa, mistä kannattavuus syntyy ja millaista arvoa työ tuottaa. Tulevaisuudessa työaikadata toimii yhä vahvemmin myös tekoälyn pohjana, sillä laadukas data auttaa tunnistamaan ilmiöitä, tekemään ennusteita ja tukemaan päätöksentekoa. Näihin teemoihin syvennytään artikkelin toisessa osassa: Työaikadata kannattavuuden ja tekoälyn tukena.

 

 

Henna Hannola toimii tuotepäällikkönä Lemonsoftilla ja vastaa työajanhallinta-, työvuorosuunnittelu- ja HRM-ratkaisuista.

Haluatko keskustella käyttöönotosta? Ota yhteyttä myyntiin tai varaa etädemo.