Kuukauden lopussa palkanlaskija huomaa, että yksi virhellinen kaava on laskenut kolmen kuukauden tunnit väärin. Tai esihenkilö saa tietää, että työntekijä on tehnyt kuusi viikkoa liikaa töitä ja tilanteeseen olisi pitänyt puuttua jo viisi viikkoa sitten.
Excel ei ole väärä työkalu, mutta sillä on rajansa. Rajat tulevat vastaan yllättävän usein.
Miksi excel tuntuu riittävän
Excelin vahvuudet ovat selvät. Se löytyy lähes jokaiselta koneelta valmiina, ei vaadi erillistä hankintaa ja toimii kohtuullisesti, kun yrityksessä on muutama työntekijä ja työajat pysyvät yksinkertaisina.
Ongelmat alkavat kasaantua, kun henkilöstömäärä kasvaa, liukuva työaika tai joustotyö otetaan käyttöön, tai kun palkanlaskenta monimutkaistuu ylitöiden, lisien ja eri TES-korvausten myötä. Rakenne, joka toimi pienessä yrityksessä, alkaa vaatia jatkuvaa ylläpitoa, eikä prosessi saisi olla yhden henkilön työpanoksen varassa.
Neljä tilannetta jotka kertovat että excel ei enää riitä
1. Palkanlaskenta vie kohtuuttomasti aikaa
Tunnit kerätään, tarkistetaan, lasketaan ja siirretään järjestelmästä toiseen. Joku istuu joka kuukausi tekemässä saman työn uudelleen. Kun tähän kuluu useita tunteja ja virheriski kasvaa, käsin tehtävä työ maksaa enemmän kuin sen korvaaminen.
2. Liukumien käyttöönotto tai enimmäistyöajan seuranta
Liukuva työaika edellyttää, että plus- ja miinussaldot pysyvät oikeina reaaliajassa. Enimmäistyöajan seuranta vaatii, että työnantaja tietää koko ajan missä mennään, eikä ylityksiä voi tasata jälkikäteen. Excel näyttää tilanteen vasta kun joku käy syöttämässä tiedot. Silloin reagointimahdollisuus on usein jo ohi.
3. Riitatilanne, tarkastus tai epäselvyys tunneista
Jos työntekijällä ja työnantajalla on eri näkemys tehdyistä tunneista, työsuojelutarkastaja vaatii kirjanpidon nähtäväkseen, tai tehdyistä korvauksista syntyy riita, ratkaisevaa on millaista todistusaineistoa työnantajalla on. Excel-tiedostoa voi muokata jälkikäteen ilman että muutoksista jää merkintää, ja todistustaakka lepää työnantajalla. Sähköisessä järjestelmässä jokainen kirjaus ja muutos tallentuu: kuka on kirjannut, mitä ja milloin. Riitatilanteessa lokitieto ratkaisee.
Sama luotettavuusvaatimus koskee tietoturvaa. Excel-tiedostot kulkevat tyypillisesti sähköpostissa ja sijaitsevat yksittäisillä koneilla ilman käyttöoikeushallintaa. Työaikatiedot ovat kuitenkin henkilötietoja, joiden käsittelyltä edellytetään asianmukaista suojaa. Järjestelmässä oikeudet määritellään rooleittain ja data säilyy pilvipalvelussa, josta työntekijä näkee omat tietonsa ja esihenkilö tiiminsä.
4. Kuormitus näkyy vasta sairauslomasta
Kun työajat eivät päivity reaaliajassa, esihenkilön mahdollisuus reagoida ennen kuin tilanne kärjistyy, on rajallinen. Yksittäisen työntekijän kasaantuvat ylityöt, pitenevät työpäivät tai vähäiset lepoajat näkyvät excelissä vasta kun joku ehtii kirjata ja koota tunnit yhteen. Järjestelmässä esihenkilö näkee kuormituksen kehittymisen suoraan ja saa herätteitä poikkeuksista. Ennaltaehkäisy on aina halvempaa kuin sairausloman jälkeinen paikkaaminen.
Mitä järjestelmä tekee toisin
Järjestelmä muuttaa miten työtä tehdään, eikä ainoastaan korvaa exceliä. Kirjaus tapahtuu siellä missä työ tehdään, puhelimella tai selaimella, jolloin data tarkentuu jo lähtökohtaisesti. Ylityöt, liukumat ja lisät lasketaan automaattisesti sääntöjen mukaan. Sama kirjattu tieto siirtyy suoraan palkanlaskentaan ilman uudelleensyöttöä.
Reaaliaikaisuus muuttaa myös johtamista. Esihenkilö näkee tilanteen seurantajakson aikana, ei vasta sen jälkeen. Kuormituksen merkit erottuvat datasta ennen kuin ne kärjistyvät.
Milloin excel vielä riittää
Pienessä yrityksessä, jossa työajat pysyvät yksinkertaisina, excel voi riittää. Heti kun henkilöstöä tulee lisää, liukumat otetaan käyttöön tai palkanlaskenta monimutkaistuu, riskit kasvavat: virheet lisääntyvät, manuaalinen työ vie enemmän aikaa ja juridinen suoja heikkenee.
Järjestelmän hankinta ei vaadi täydellistä tilannetta. Useimmiten käyttöönotto kannattaa aloittaa peruskirjauksella ja lisätä ominaisuuksia vaiheittain tarpeen mukaan.
Lakivelvoitteet löydät aiemmasta artikkelistani: Työaikakirjanpito: mitä laki työnantajalta vaatii?
Seuraavassa artikkelissa myyntiasiantuntijamme Jenny Larikka käy läpi miten käyttöönotto viedään läpi niin että henkilöstö tulee mukaan: Työajanseurannan käyttöönotto: näin se onnistuu.
Haluatko nähdä miten Kellokortti toimii käytännössä? Varaa maksuton etädemo tai pyydä tarjous.
Kirjoittaja Henna Hannola toimii tuotepäällikkönä Lemonsoftilla ja vastaa työajanhallinta-, työvuorosuunnittelu- ja HRM-ratkaisuista.
Artikkelin sisältö perustuu Kellokortin tuotepäällikkö Henna Hannolan ja myyntiasiantuntija Jenny Larikan webinaariin Mitä moderni työajanseuranta oikeasti tarkoittaa.
