Johto päättää ottaa työajanseurantajärjestelmän käyttöön. Mutta hyväksyykö henkilöstö sen?

Pelko on yleinen, mutta käytännössä harvoin aiheellinen. Tilanne saattaa jopa kääntyä päinvastaiseksi kuin odotettiin.

Tarve tulee usein työntekijöiltä

Saan yhteydenottoja säännöllisesti suoraan työntekijöiltä. He haluavat jonkin järkevän tavan kirjata liukumia, seurata omia saldojaan ja nähdä oman tilanteensa. Esihenkilöt taas ottavat minuun yhteyttä, kun he haluavat pystyä tukemaan tiimiään paremmin, mutta heiltä puuttuu työkalu siihen.

Johto voi pelätä vastarintaa, mutta tarve järjestelmälle löytyy usein jo valmiina organisaation sisältä.

Käyttöönoton jälkeen moni työntekijä havahtuu: hetkinen, enhän minä tiennytkään tekeväni näin paljon. Kun tunnit alkavat näkyä järjestelmässä, kyttäämispuhe lakkaa. Piilossa ollut työ tulee näkyväksi, ja se tuntuu tunnustukselta.

Mitkä tilanteet laukaisevat käyttöönoton

Vuosien varrella olen huomannut, että yhteydenotot tulevat lähes aina samoissa tilanteissa.

Liukuvan työajan käyttöönotto nousee esiin useimmin. Kun liukumat otetaan käyttöön, tarvitaan heti järkevä tapa saldojen hallintaan, eikä excel-taulukko enää riitä.

Työsuojelutarkastus aktivoi myös yrityksiä nopeasti. Tarkastaja pyytää aineistoa, yritys huomaa mitä kirjanpidosta puuttuu ja lähtee etsimään ratkaisua.

Palkanlaskennan kuormittuminen nousee esiin erityisesti kasvavissa yrityksissä. Kun tuntien kerääminen ja laskenta alkaa viedä kohtuuttomasti aikaa, muutos tulee ajankohtaiseksi. Ylityöt ja TES-tulkinta monimutkaistuessaan tekevät manuaalisesta laskennasta epärealistista. Mitä enemmän tulkittavaa, sitä selvempi tarve automaatioon.

Osallista henkilöstö hankintaan

Olen huomannut, että osallistaminen ratkaisee enemmän kuin mikään muu. Kun ihmiset pääsevät mukaan valitsemaan järjestelmää, vastustusta syntyy paljon vähemmän.

Käytännössä demotilanteisiin kannattaa tuoda mukaan myös työntekijöitä ja esihenkilöitä, eikä pelkästään johtoa. Jo toisessa demossa voi istua henkilö, joka tulee käyttämään järjestelmää päivittäin. Kun hän pääsee vaikuttamaan valintaan ja huomaa järjestelmän sopivan omaan arkeensa, he tulevat mukaan jo ennen kuin järjestelmä on edes käytössä.

Viesti avoimesti kolmeen kysymykseen

Kun henkilöstö ei tiedä miksi järjestelmä otetaan käyttöön tai mitä sillä tehdään, mielikuva täyttyy oletuksilla. Oletus on lähes aina kyttääminen.

Kolmeen kysymykseen kannattaa vastata ennen käyttöönottoa selkeästi:

  • Miksi tämä muutos tehdään? Kyseessä on tietysti lakisääteinen velvoite, mutta mainitse myös konkreettiset hyödyt: ylityöt kirjautuvat automaattisesti, saldot näkyvät reaaliajassa, palkka maksetaan oikein.
  • Mitä tietoa kerätään ja mihin sitä käytetään? Kun työntekijä tietää mitä järjestelmään menee ja näkee omat kirjauksensa koska tahansa, epäluottamukselle ei jää jalansijaa.
  • Mitä tämä ei tarkoita? Kerro myös se mitä ei tapahdu. Jos sijaintitietoja ei kerätä, sano se suoraan. Jos järjestelmää ei käytetä suorituksen arviointiin, sano sekin.

Aloita pienesti ja laajenna

Suosittelen aloittamaan peruskirjauksesta. Pelkkä töihin tulo ja lähtö riittää alkuun, ja siitä edetään tarkemmalle tasolle kun käyttö vakiintuu. Kun ensimmäinen kuukausi menee hyvin, kerro se ääneen tiimille. Se motivoi jatkamaan paremmin kuin mikään ohjeistus.

Esihenkilöt ovat käyttöönoton tärkein silta johdon ja arjen välillä. He tarvitsevat selkeän viestin siitä mitä kertoa tiimille ja riittävästi tukea ennen kuin järjestelmä otetaan käyttöön. Jos esihenkilö ei pysty vastaamaan tiiminsä kysymyksiin, epävarmuus leviää nopeasti.

Kun järjestelmä pyörii ja data kertyy, käyttöönotto muuttuu johtamisen työkaluksi. Miten muutosvastarinta kohdataan rakentavasti ja mitä se oikeasti viestii? Siitä seuraavassa artikkelissa.

 

Jenny Larikka työskentelee Kellokortin myynnin parissa ja on päivittäin tekemisissä käyttöönottojen kanssa.

Haluatko keskustella käyttöönotosta? Ota yhteyttä myyntiin tai varaa etädemo.