Nyt ne alkavat kyttäämään meitä.

Ihmiset vastustavat muutosta. Se pelottaa johtajia, mutta käytännössä tilanne osoittautuu hallittavammaksi kuin pelätään. Joskus työajanseurantaa koskeva vastarinta saattaa jopa paljastaa jotain, mitä johto ei ollut tullut ajatelleeksi.

 

Muutosvastarinta kertoo inhimillisyydestä

Muutosvastarinta syntyy ihmisen tarpeesta säilyttää tuttu ja turvallinen tila. Taustalla piilee pelko, epävarmuus tai tiedon puute.

Työajanseurannan kohdalla pelko tiivistyy usein kontrollointiin. Mielikuva vahvistuu herkästi, jos viestintä jää ohueksi.

Joskus vastarinta kertoo muustakin. Työntekijä ei ehkä halua näyttää todellista tilannettaan. Tunnit eivät ole menneet ihan niin kuin pitäisi, tai taustalla vaikuttavat henkilökohtaiset syyt: lapsi sairastuu, omainen tarvitsee apua, oma jaksaminen rakoilee. Asioita, joista puhuminen ääneen tuntuu vaikealta. Kun ne alkavat näkyä datasta, se voi avata tien ratkaisuun rangaistuksen sijaan.

 

Onko vastarinta syy perääntyä?

Jos muutosvastarinta pysäyttää kehittämisen joka kerta, organisaatio polkee paikallaan. Työajanseurannan laiminlyönti altistaa työnantajan juridisille riskeille, sillä riitatilanteissa todistustaakka lepää työnantajalla. Dataan perustuva johtaminen maksaa vähemmän kuin arvailuun perustuva. Lue miksi excel ei enää riitä.

Vastarinnan puuttuminen voi kertoa siitä, että henkilöstö luovutti jo kauan sitten. Kriittisyys viestii välittämisestä ja halusta tulla kuulluksi. Muutosvastarinta nostaa parhaimmillaan esiin todellisia kehityskohtia, jotka johdolta jäävät muuten huomaamatta.

 

Data palvelee työnantajaa ja antaa äänen työntekijälle

Työaikakirjanpito palvelee molempia osapuolia. Kun työ kasautuu ja jokin asia ei valmistu ajallaan, data voi paljastaa totuuden. Aika menee tehtäviin, joita on työnnetty samalle henkilölle, vaikka ne eivät kuulu hänen ydintehtäviinsä. Ilman kirjanpitoa tämä jää näkymättömäksi. Läpinäkyvyys suojaa sekä työnantajaa että työntekijää.

 

Mitä tapahtuu, kun dataa kertyy liian vähän

Ohut data kaventaa johtamiskeskustelua juridisten riskien lisäksi.

Kun käytössä löytyy vain karkea kokonaiskuva, johtaminen perustuu mielikuviin eikä siihen, mitä arjessa oikeasti tapahtuu. Ajatellaan tilannetta, jossa esihenkilö huomaa projektin myöhästyvän. Ilman tarkempaa kirjausta jäljelle jää arvailu. Tehdäänkö liian vähän, oliko aikataulu alun perin epärealistinen, vai tuliko jotain muuta tielle? Keskustelu lähtee helposti väärille raiteille, kun kummallakaan ei ole faktoja käsissä.

Sama pätee kuormitukseen. Kun kuullaan, että ”on kiire”, on vaikea sanoa kuinka kiire, missä ja kenellä. Resursointi- ja palkkaamispäätökset tehdään silloin sumussa.

Tarkempi kirjanpito tuo faktat pöytään. Kun molemmat osapuolet tarkastelevat samaa dataa, voidaan yhdessä päätellä mitä kannattaisi tehdä toisin.

Ajatellaan tilannetta, jossa esihenkilö huomaa projektin myöhästyvän. Ilman tarkempaa kirjausta jäljelle jää arvailu. Tehdäänkö liian vähän, oliko aikataulu alun perin epärealistinen, vai tuliko jotain muuta tielle? Keskustelu lähtee helposti väärille raiteille, kun kummallakaan ei ole faktoja käsissä.

 

Missä käyttöönotto tyypillisesti epäonnistuu

Viestintä jää useimmiten kertaluonteiseksi. Johto tiedottaa kerran ja olettaa asian selvinneen, mutta muutos edellyttää toistuvaa, avointa viestintää.

Hyödyt kerrotaan helposti vain työnantajan näkökulmasta. Jos henkilöstölle ei kerrota mitä he itse hyötyvät, mielikuva kontrollista vahvistuu. Ylityöt kirjautuvat automaattisesti, saldot näkyvät reaaliajassa, palkka maksetaan oikein. Nämä ovat konkreettisia hyötyjä työntekijälle.

Esihenkilöt jätetään myös usein yksin ilman tukea tai selkeää viestiä siitä, mitä tiimille kerrotaan. Käyttöönotto-artikkelissa käymme tarkemmin läpi miten esihenkilöt kannattaa ottaa mukaan prosessiin.

Ehkä suurin ongelma on se, että muutos tulee ylhäältä ilman osallistamista. Kun ihmiset pääsevät mukaan suunnitteluvaiheessa, he kantavat muutosta mieluummin kuin vastustavat sitä.

 

Näin viet muutoksen läpi

Ennen käyttöönottoa kannattaa pysähtyä miettimään, mitä dataa organisaatio oikeasti tarvitsee. Kirjaamista ei kannata pyytää asioista, joita ei koskaan hyödynnetä, sillä se turhauttaa. Riittääkö sisään- ja uloskirjaus, vai tarvitaanko projektikohtainen kohdistus? Kun nämä mietitään etukäteen, kirjaaminen tuntuu mielekkäältä eikä byrokratialta.

Vastaa kolmeen kysymykseen. Miksi tämä muutos tehdään? Mitä hyötyä siitä koituu työnantajalle ja mitä työntekijälle? Mitä se ei tarkoita?

Viesti avoimesti ja toistuvasti. Osallista esihenkilöt varhain, sillä he toimivat linkkinä johdon ja arjen välillä. Kannattaa aloittaa peruskirjauksella ja edetä tarkemmalle tasolle kun käyttö vakiintuu. Pienemmät askeleet tuovat koko organisaation mukaan tehokkaammin kuin suuri harppaus.

Juhli pieniä onnistumisia. Kun ensimmäinen kuukausi menee hyvin tai data paljastaa jotain hyödyllistä, kerro siitä ääneen.

 

Mitä järjestelmältä kannattaa vaatia

Jos kirjaaminen tuntuu vaivalloiselta, kritiikki kohdistuu helposti järjestelmään eikä muutokseen. Muutama ominaisuus ratkaisee eniten.

Työntekijän oma näkymä kirjauksiin ja saldoihin rakentaa luottamusta. Kun ihminen näkee itse mitä on kirjattu, epäilykset häipyvät. Tuttu ja selkeä käyttöliittymä madaltaa kynnystä ottaa järjestelmä omaksi. Automaattinen laskenta tekee reilun pelin näkyväksi. Ylityöt, liukumat ja lisät lasketaan sääntöjen mukaan, eikä epätasapuolisuuden syytteillä ole jalansijaa.

 

Lopuksi

Muutosvastarinta kertoo siitä, että ihmiset välittävät työstään ja haluavat tulla kuulluiksi. Johdon tehtävä on kuunnella mitä se viestii ja rakentaa muutos sen päälle, ei kitkeä vastarintaa pois.

Ole avoin, rehellinen ja johdonmukainen. Kerro miksi, kerro mitä ja kerro myös mitä ei tapahdu. Sitten pidä kiinni lupauksista.

 

Usein kysyttyä

Mitä tehdään jos osa henkilöstöstä kieltäytyy käyttämästä järjestelmää?

Kieltäytyminen on harvoin periaatteellista. Useimmiten taustalla on epäselvyys siitä, mitä datalla tehdään. Käy ensin läpi mitä kirjataan, kuka näkee tiedot ja mihin niitä käytetään. Jos vastarinta jatkuu, selvitä onko taustalla jokin konkreettinen huoli jota ei ole käsitelty ääneen. Työaikakirjanpito on työnantajalle lakisääteinen velvoite, joten asia ei ole neuvoteltavissa, mutta tapa jolla se otetaan käyttöön on.

Miten kerromme henkilöstölle että kyse ei ole valvonnasta?

Älä ainoastaan sano mitä järjestelmä ei ole. Kerro mitä se on. Ylityöt kirjautuvat automaattisesti, saldot näkyvät reaaliajassa, palkka maksetaan oikein. Nämä ovat konkreettisia hyötyjä, jotka jokainen ymmärtää. Lisää mukaan se, mitä data ei tarkoita: se ei mittaa tehokkuutta, se ei ole jatkuvaa tarkkailua. Viesti tämä esihenkilöiden kautta, ei pelkästään sähköpostilla ylhäältä.

Kuinka kauan kestää ennen kuin uusi järjestelmä tuntuu normaalilta?

Alkuaika on tyypillisesti hankalin. Kirjaaminen tuntuu ylimääräiseltä ja rutiini hakee muotoaan. Kun rytmi alkaa löytyä, varsinkin jos esihenkilöt pitävät asian esillä, järjestelmä unohtuu. Aletaan puhua siitä mitä data paljastaa. Käyttöönotto kannattaa suunnitella niin, että ensimmäinen tarkistuspiste tulee neljän viikon kohdalla.

 

Henna Hannola toimii tuotepäällikkönä Lemonsoftilla ja vastaa työajanhallinta-, työvuorosuunnittelu- ja HRM-ratkaisuista.

Haluatko keskustella käyttöönotosta? Ota yhteyttä myyntiin tai varaa etädemo.