Monessa yrityksessä työaikakirjanpidon puutteet tulevat esiin väärällä hetkellä: liukumien käyttöönotossa, työsuojelutarkastuksessa tai riitatilanteessa. Silloin voi selvitä, että nykyinen tapa ei täytäkään kaikkia velvoitteita, ja korjaaminen jälkikäteen maksaa enemmän kuin ennalta varautuminen.

Tässä artikkelissa käyn läpi, mitä työnantajan pitää pystyä dokumentoimaan, mitkä kohdat useimmiten jäävät puuttumaan ja mitä seuraa, jos kirjanpito ei kestä tarkastelua.

Kenelle velvoite kuuluu

Työaikalaki velvoittaa kaikkia työnantajia toimialasta ja yrityskoosta riippumatta. Myös kuukausipalkkaiset kuuluvat velvoitteen piiriin, sillä säännöllinen työrytmi ei poista kirjanpitovelvollisuutta.

Laki ei ota kantaa siihen, millä tavalla seuranta järjestetään. Excel, paperilomake ja sähköinen järjestelmä kelpaavat kaikki. Käytännössä menetelmä vaikuttaa siihen, kuinka luotettavaa ja käyttökelpoista dataa kirjanpito tuottaa. Luotettavuus ratkaisee riitatilanteessa.

Mitä kirjanpidosta pitää löytyä

Pelkkä sisään- ja uloskirjausaika ei riitä. Työnantajan pitää pystyä erittelemään ja todentamaan seuraavat asiat.

Säännöllinen työaika muodostaa perustan. Työaikalain mukaan säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa, ja työehtosopimuksissa on usein sovittu tätä lyhyemmistä työajoista. Kirjanpidosta pitää näkyä tehdyt tunnit päivä- ja viikkotasolla sekä se, että nämä rajat toteutuvat.

Ylityöt pitää erotella säännöllisestä työajasta. Pelkkä kokonaistuntimäärä ei riitä, vaan ylitöiden osuus pitää näkyä omana eränään, ja jokaiseen ylityöhön pitää löytyä myös työntekijän suostumus.

Enimmäistyöaika tuli lakiin vuonna 2020. Kaikki tehty työaika ylityö mukaan lukien saa olla keskimäärin enintään 48 tuntia viikossa seurantajakson aikana. Laissa puhutaan neljän kuukauden jaksosta, mutta työehtosopimuksilla seurantajakso voidaan pidentää enintään 12 kuukauteen. Raja on absoluuttinen. Jos jakso päättyy ylityksessä, tilannetta ei voi enää korjata jälkikäteen, joten kokonaistyöaika pitää pystyä laskemaan rullaavasti jakson aikana.

Lepoajat jäävät yllättävän usein puuttumaan. Laki edellyttää vähintään 11 tunnin vuorokausilevon 24 tunnin jaksossa ja vähintään 35 tunnin viikkolevon. Jos työntekijä leimaa ulos kello 23 ja saapuu takaisin kello 6, työnantajalla pitää olla tieto siitä, toteutuiko lepoaika.

Liukumasaldot, sekä plus- että miinuspuoli, pitää dokumentoida. Saldoja ei saa kasvattaa rajattomasti, ja miinussaldojen kehittyminen pitää näkyä kirjanpidossa.

Tauot ja ruokailutauot kuuluvat kirjanpidon piiriin silloin, kun työehtosopimus ottaa niihin kantaa. Joissakin TES-sopimuksissa ruokatauko lasketaan työajaksi, toisissa ei, ja kirjanpidon pitää heijastaa tätä oikein.

Todistustaakka lepää työnantajalla

Kun syntyy riita tehdyistä tunneista, ylitöistä tai maksetuista korvauksista, todistustaakka lepää työnantajalla. Työnantajan velvollisuus on järjestää seuranta, joten puutteellinen kirjanpito asettaa työnantajan heikommaksi osapuoleksi.

Sana sanaa vastaan -tilanteessa tarvitaan luotettavaa todistusaineistoa. Exceliä voi muokata jälkikäteen ilman jälkiä. Sähköisessä järjestelmässä jokainen kirjaus ja muutos tallentuu lokiin. Muutosloki säilyy, eikä sitä voi käydä muuttamassa.

Työsuojeluviranomainen voi pyytää aineistoa milloin tahansa. Puutteellinen kirjanpito voi johtaa sakkoihin työaikarikkomuksista tai hankalaan riitaprosessiin ilman toimivaa todistusaineistoa.

Mitä tapahtuu kun seuranta jää liian karkeaksi

Ohut kirjanpito aiheuttaa juridisten riskien lisäksi ongelmia johtamiselle.

Kun käytössä löytyy vain kokonaistuntimäärä ilman erittelyä, on vaikea sanoa, kuka kuormittuu, mihin tehtäviin aika kuluu ja ovatko aikataulut realistisia. Esihenkilö huomaa ylikuormituksen usein vasta kun se näkyy sairauslomissa.

Tarkempi kirjanpito siirtää keskustelun mielipiteistä havaintoihin. Kun keskustelu käydään saman datan äärellä, voidaan yhdessä päätellä mitä kannattaisi tehdä toisin.

Käytännön muistilista työnantajalle

Toimiva työaikakirjanpito kattaa nämä kuusi kohtaa. Jos jokin puuttuu nykyisestä tavasta, kannattaa arvioida, kestääkö menetelmä työsuojelutarkastuksen tai riitatilanteen.

  • Tehdyt tunnit työntekijöittäin päivätasolla
  • Ylitöiden erittely ja suostumukset
  • Enimmäistyöajan seuranta seurantajakson aikana
  • Vuorokausi- ja viikkolevon toteutuminen
  • Liukumasaldot molempiin suuntiin
  • Taukojen toteutuminen silloin kun TES ottaa niihin kantaa

Kun lakivelvoitteet ovat selvät, seuraava kysymys on miten seuranta käytännössä järjestetään. Excelin ja sähköisen järjestelmän ero arjessa on merkittävämpi kuin ensisilmäyksellä näyttää. Seuraavassa artikkelissa käymme sen läpi.

Haluatko varmistua, että työaikakirjanpitonne täyttää lain vaatimukset?

Varaa maksuton etädemo tai pyydä tarjous.

 

Kirjoittaja Henna Hannola toimii tuotepäällikkönä Lemonsoftilla ja vastaa työajanhallinta-, työvuorosuunnittelu- ja HRM-ratkaisuista.