Työajanseuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, eli toisin sanoen pakollista. Pelkästä pakosta ei kuitenkaan ole kyse, sillä työajanseuranta voi merkittävästi lisätä työturvallisuutta.

Tässä kirjoituksessa kerromme, miten hyödyntää työajanseurantaa työsuojelussa.

Kuormituksen seuranta helpottuu työajanseurannalla

Työsuojeluviranomaiset ovat havainneet, ettei psykososiaalisiin kuormitustekijöihin kiinnitetä yhtä järjestelmällisesti huomiota kuin fyysisiin työturvallisuustekijöihin. Tämä siitäkin huolimatta, että moni työpaikka yrittää tänä päivänä panostaa työhyvinvointiin. (lähde: TTK)

Psykososiaalisilla kuormitustekijöillä tarkoitetaan työn sisältöön, järjestelyihin ja työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä asioita, jotka voivat tuottaa työntekijälle haitallista kuormitusta.

Tietyillä aloilla, kuten asiantuntija- ja toimistotyössä, on tämän kaltainen kuormitus yleisempää kuin fyysinen kuormitus. Päivät voivat esimerkiksi venyä pitkiksi ja työ tunkea ajatuksiin myös vapaalla. Asiantuntijoilla ja myyntityötä tekevillä saattaa myös olla poikkeuksellisen pitkiä työhön liittyviä matka-aikoja tai iltatapahtumia, jotka vievät aikaa pois perheeltä ja vapaa-ajalta.

Työajanseurannalla kuormitusta voidaan hallita järjestelmällisesti. Sillä saadaan tiedot tehdyistä työtunneista, ylitöiden määrästä, palautumiseen jääneestä ajasta ja sairaspoissaoloista.

Monilla aloilla on myös hyödyllistä seurata esimerkiksi matka-aikaa, vaikkei sitä laskettaisikaan suoraan työajaksi. Kun työnantajalla on keino seurata kuormituksesta kertovia merkkejä, on niihin helpompi puuttua.

Resurssien hallinta helpommaksi

Samalla kun seurataan yksilön kuormitusta, on hyvä myös kriittisesti tarkastella ajankäyttöä koko organisaatiossa.

  • Miten kauan projekteihin käytetään aikaa?
  • Joudutaanko tekemään paljon ylitöitä, jotta aikatauluissa pysytään?
  • Työllistävätkö jotkin asiakkaat enemmän, kuin sopimukseen kuuluu?
  • Painottuvatko työt liikaa jollekin työntekijälle ja taas toiselle voisi olla mielekkäämpää saada enemmän?

Kun työnantajalla on käsitys siitä, miten työaikaa käytetään organisaatiossa, on resurssien suunnittelu helpompaa. Vastaavasti myös työntekijöiden jaksaminen paranee, kun työt on mitoitettu ja aikataulutettu realistisesti.

Reaaliaikainen paikallaoloseuranta

Jos työpaikkaasi kohtaa katastrofi, esimerkiksi tulipalo, pystyykö joku tarkistamaan, ketkä henkilökunnasta ovat olleet paikalla ja pääsivätkö kaikki ulos turvallisesti?

Työturvallisuuden kannalta on tärkeää, että reaaliaikainen tieto läsnäolijoista on helposti saatavilla. Tyypillisesti tämä tieto on saatavissa työajanseurannan kautta ja uutta ohjelmaa hankkiessa kannattaakin varmistua siitä, että ominaisuus löytyy.

Työajanseurannasta turvaa ristiriitatilanteisiin

Työajanseuranta on sekä työnantajan että työntekijän turva ristiriitatilanteissa. Oikeastaan kaikkien työelämässä tulee eteen tilanteita, joissa tehdyistä tunneista, palkasta tai läsnäolosta voi olla epäselvyyksiä. Kun kaikista tehdyistä työtunneista jää tiedot järjestelmään, voidaan asia aina tarkistaa jälkikäteen. Palvelusta nähdään, mikäli tunteihin on tehty muokkauksia ja kuka ne on tehnyt, eli tunteja ei voida jälkikäteen peukaloida.

Työajanseurantapalveluissa on yleensä mahdollista ottaa käyttöön myös lomasuunnitteluominaisuus, jossa vuosilomien ja poissaolojen suunnittelu onnistuu kätevästi. Palvelu laskee silloin puolestasi lauantaisäännöt ja arkipyhät, sekä laskee lomapäiväkertymät automaattisesti, jolloin niistäkin jää paremmin tiedot talteen kuin perinteisemmillä menetelmillä.

Yleisesti ottaen voidaan todeta, että niin ristiriitatilanteissa kuin tavallisessa työarjessa järjestelmän etu verrattuna perinteisiin menetelmiin on sen objektiivisuus, luotettavuus ja tasapuolisuus.

Ilman järjestelmää työmäärän seuranta, levon riittävyys ja enimmäistyöajan tarkkailu jäävät helposti työnantajan harkinnan varaan. Kun seuranta on järjestetty kunnolla, voivat työntekijät luottaa asioiden olevan hoidossa ja tietää tulevansa kohdelluksi samoin säännöin kuin muutkin.

—

Harkitsetteko työajanseurannan hankintaa? Oppaamme kertoo, miten löytää yrityksen kannalta sopivin ja tehokkain järjestelmä. Lue lisää >>