Etätyö, joustotyö, hybridityö – työelämä on muuttunut viime vuosina. Muutos on lisännyt kysymyksiä myös työajanseurannasta etätyöpäivinä.
Miten työajanseuranta etätyössä kannattaa toteuttaa? Onko se edes pakollista? Olemme koonneet tähän kirjoitukseen vastaukset näihin kysymyksiin sekä muutamia muita asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon etätyön seurannassa.
Työaikalaki ja etätyö
Voimassa oleva työaikalaki vaatii suomalaiselta työnantajalta työaikakirjanpitoa tehdystä työstä myös asiantuntijatehtävissä. Vastaavasti toukokuussa 2019 saatiin myös päätös Euroopan unionin tasolla, mikä edellyttää, että kaikissa jäsenmaissa työnantajien on mitattava työntekijöiden päivittäistä työaikaa.
Työaikalaissa työajan käsitettä ei ole sidottu tiettyyn työpaikkaan, joten kotona tehtävä työ ei jää soveltamisalan ulkopuolelle. Näin ollen työajanseurantaa vaaditaan myös etätyössä ja työnantajan tehtävänä on miettiä, miten se toteutetaan.
Työajanseurannan toteutus etätyössä
Kun työnantaja pohtii ratkaisua työajanseurantaan, on siihen käytettävä työkalu usein ensimmäisten hoidettavien asioiden listalla. Helpoin vaihtoehto työajanseurantaan on se, että etätyötä tekevillä on käytössään mobiilileimaus, eli työaikaleimaukset onnistuvat puhelinta käyttämällä.
Mobiilileimausta käyttämällä liikkuvassa työssä työntekijä voi tehdä leimaukset esimerkiksi heti kohteeseen saavuttuaan. Mobiilikäyttöön suunniteltu nykyaikainen käyttöliittymä tarjoaa helpon ja nopean tavan kirjauksien merkintään, muokkaukseen ja hyväksyntään. Myös matkakulut on helppo lisätä mobiiliversioon reaaliaikaisesti.
Työajanseurannan pelisäännöt
Etätyössä on tärkeää, että sovitaan yhteisistä pelisäännöistä etukäteen esimerkiksi työtehtäviin, työajanseurantaan ja tietoturvaan liittyen. Työntekijän kanssa voidaan myös sopia esimerkiksi tavoitettavuudesta ja muusta etätyöetiketistä, eli onko etätyöpäivinä kalenteri lähtökohtaisesti auki tapaamisille ja osallistuuko työntekijä millä tavalla palavereihin.
Työnantajan tulee myös miettiä yhteiset säännöt työaikaleimauksille. Voidaanko leimauksia tehdä normaalityöajoista poikkeavina aikoina? Leimataanko vain työn aloitus- ja lopetusajat, vai leimataanko myös esimerkiksi lounaat ja muut tauot?
Etätyöpäivien suhteen voidaan päättää erikseen, kerryttävätkö ne samalla tavalla liukumasaldoja kuin työpaikalla tehtävä työ. Mikäli etätyöaikaa koskevat eri säännöt kuin toimistolla tehtävää työtä tai etätyötunnit halutaan erotella raporteille, tulee palveluumme luoda niille erillinen tuntilaji.
Luotettavuutta etätyön työajanseurantaan ja tarkkaan laskutukseen saadaan myös paikkatietoisesta työajanseurannasta. Kun mobiilileimauksiin saadaan mukaan GPS-koordinaatit ja leimauspaikan lähiosoite, voidaan nähdä työntekijän aloittaneen etätyöt tai vaikkapa asiakaskäynnin oikeassa paikassa.
Reaaliaikainen paikallaolotieto työntekijöistä
Työajanseurantapalveluissa voi olla tarve nähdä työntekijöiden reaaliaikainen paikallaolotieto yhdessä näkymässä. Esimerkiksi esimiehelle voi olla erittäin hyödyllistä nähdä, ketkä alaisista ovat paikalla toimistolla ja ketkä ovat etänä.
Paikallaolotietoa parantaa myös työturvallisuutta, sillä mahdollisissa vaaratilanteissa on erittäin tärkeä tietää ketkä ovat työpaikalla ja paljonko heitä on.
Joustava ratkaisu työajanseurantaan!
Kellokortti on joustava ja monipuolinen ratkaisu työajanseurantaan kaikille toimialoille. Hinnoittelun pohjana on aktiivisten käyttäjien määrä ja valitut ominaisuudet.
Seuraa yrityksesi työtunteja, suunnittele niiden kohdennus ja maksimoi työn tuottavuus!
Kokeile Kellokorttia ilmaiseksi 30 päivää ja tutustu monipuolisiin ominaisuuksiin!
