Työajanseurantajärjestelmä on paljon enemmän kuin pelkkä työajan kirjaamista. Nykyaikaisella työajan hallinnalla tehostetaan prosesseja, vähennetään manuaalista työtä ja parannetaan työhyvinvointia.
Ehkä olet törmännyt väittämään, että työajanseuranta on yritysjohdon kyttäystyökalu? Tämä harhaluulo on edelleen yleinen, erityisesti yrityksissä, jotka ottavat työajanseurantajärjestelmää ensimmäistä kertaa käyttöön.
”Kyllähän siihen välillä törmää, varsinkin jos tällaista järjestelmää ei ole ollut käytössä. Jos yritys on ottamassa sitä ensimmäistä kertaa käyttöön, niin hyvin nopeasti sanotaan, että nyt ne alkavat kyttäämään meitä”, kertoo tuotepäällikkö Henna Hannola Lemonsoftin LemonPod-podcastissa.
Todellisuudessa nykyaikainen työajanseuranta on paljon muuta kuin pelkkää valvontaa. Parhaimmillaan se on tehokas työkalu, joka tuo hyötyjä sekä työnantajalle että työntekijöille.
Lakisääteistä mutta kannattavaa
Työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä. Työaikalaki velvoittaa yrityksiä pitämään kirjaa työntekijöiden työtunneista. Laki ei kuitenkaan ota kantaa siihen, miten seurantaa tehdään. Voit käyttää Excel-taulukkoja tai paperilappuja, mutta nykyaikaisella työajanseurantajärjestelmällä saat huomattavasti enemmän irti kerätystä datasta.
Järjestelmäasiantuntija Jaakko Suninen, jolla on kokemusta sadoista työajanseurannan käyttöönotoista, nostaa esiin kolme keskeistä hyötyä:
- Yhdenmukaistaminen
”Työajanseurantajärjestelmä yhdenmukaistaa käytäntöjä. Kun asetuksiin laitetaan tietyt asiat, ne ovat kaikille samoja, eikä niitä tarvitse muistella tai miettiä henkilökohtaisia tulkintoja.” - Manuaalisen työn väheneminen
”Järjestelmään kirjaa työntekijä tuntinsa totuudenmukaisesti ja ne kulkevat läpi järjestelmän. Ei tarvitse tehdä uusintakirjauksia – excelistä syöttämistä johonkin toiseen järjestelmään.” - Parempi saatavuus ja läpinäkyvyys
”Koska data on pilvessä, saatavuus on hyvä. Työntekijä voi vaikka saunan jälkeen käydä katsomassa kirjauksia ja samoin esihenkilö – data on saavutettavissa milloin tahansa ja missä tahansa.”
Peruskirjauksesta projekti- ja kustannusseurantaan
Monet yritykset aloittavat työajanseurannan yksinkertaisesta tarpeesta: halutaan seurata, milloin työntekijät tulevat töihin ja milloin he lähtevät. Tässä vaiheessa riittävät melko yksinkertaiset asetukset.
”Ensimmäinen kysymys on, että kuinka sitä työaikaa kirjataan? Onko meillä seinässä olevat leimauslaitteet vai käytetäänkö kännykkää tai tietokonetta? Kirjataanko tapahtumat jälkikäteen työaikakalenterille?” luettelee Suninen.
Pian kuitenkin tunnistetaan tarve tarkemmalle seurannalle. Halutaan nähdä, mihin projekteihin aikaa kuluu, mitkä ovat laskutettavia tunteja ja miten resurssit jakautuvat eri tehtävien välillä.
”Mitä monipuolisemmin sitä työajanseurantaa käyttää, sitä enemmän yritys saa arvokasta dataa, mitä voi hyödyntää laajemminkin liiketoiminnan tukena”, Hannola toteaa.
Automatisoitu palkanlaskenta säästää aikaa ja vähentää virheitä
Yksi merkittävimmistä hyödyistä syntyy, kun työaikakirjaukset integroidaan palkanlaskentaan. Järjestelmä muodostaa automaattisesti palkkatapahtumat työehtosopimuksen mukaisesti.
”Jos työntekijällä on 10 tunnin kirjaus, järjestelmä muodostaa siitä normaalia työaikaa vaikkapa 8 tuntia ja pari tuntia 50% ylityötä. Tai jos kirjaus on kello 18.00 jälkeen, muodostetaan iltalisää”, selittää Suninen.
Automatisaatio tuo merkittäviä etuja. Kuten Suninen toteaa: ”Kun jokainen tieto syötetään vain kerran, virheet vähenevät ja aikaa säästyy tuottavaan toimintaan.”
”Järjestelmästä nähdään suoraan myös työstä muodostuvat kustannukset, eli voidaan käyttää myös kustannusseurantaa”, Suninen korostaa.
”Kun jokainen tieto syötetään vain kerran, virheet vähenevät ja aikaa säästyy tuottavaan toimintaan.”
Integraatiot tehostavat toimintaa
Työajanseuranta voidaan integroida yrityksen muihin järjestelmiin, mikä vähentää manuaalista työtä ja mahdollistaa tiedon monipuolisemman hyödyntämisen.
”Ulkoisista projektijärjestelmistä voidaan tuoda projektitiedot työajanseurantajärjestelmään, jotta niille voidaan kirjata tunteja ja viedä taas toteutuminen eteenpäin”, Suninen kuvaa.
Myös HR-järjestelmiin voidaan integroida: ”Jos on HR-järjestelmä, jonne joudutaan joka tapauksessa uusi työntekijä perustamaan, niin tuodaan integraatiolla se samalla vaivalla sinne työajanseurantaohjelmistoon”, Suninen selittää.
Etätyö ja liikkuva työ – joustavuutta ilman valvontaa
Korona-ajan jälkeen etätyö on vakiinnuttanut asemansa suomalaisessa työelämässä. Tämä on tuonut uusia vaatimuksia myös työajanseurannalle.
”Etätyöt on lisääntynyt tosi paljon, eli tämä paikasta riippumaton leimaus on aina vaan yleisempää. Monet tekevät kotona töitä”, Suninen toteaa. Lue lisää työajanseurannasta etätyössä >>
Nykyaikaiset järjestelmät mahdollistavat:
- Mobiilileimaukset älypuhelimella tai tabletilla
- Läsnäolo- ja etätyön erittelyn verotuksellisia vähennyksiä varten
- Sijaintitiedon tallennuksen perusteltuja syitä varten (esim. liikkuva työ)
- Matkalaskujen integroinnin samaan järjestelmään
Leimauslaitteilla on puolestaan paljon etuja liikkuvassa työssä:
- Leimaukset tehdään aina oikeassa paikassa
- Työaika alkaa sovitussa paikassa
- Leimaus tapahtuu vaivattomasti ja nopeasti, eikä vaadi tunnuksia tai salasanoja
- Leimauksen teko ei edellytä työntekijöiltä sopivia puhelimia
On tärkeää huomata, että sijaintitietoa ei saa kerätä ilman painavia perusteita. ”Pelkkä työntekijän suostumus ei ole riittävä peruste. Pitää olla äärimmäisen perusteltua, että sijaintitietoja käytetään”, Hannola muistuttaa.
Työajanseuranta tukee työhyvinvointia
Oikein käytettynä työajanseuranta tukee työhyvinvointia sen sijaan, että loisi valvonnan tunnetta.
”Työajanseurantajärjestelmä auttaa työntekijää itsekin näkemään, kuinka paljon sitä työtä oikeasti tulee tehtyä. Moni saattaa vasta havahtua järjestelmän käyttöönoton jälkeen, että tuleeko noin paljon oikeasti tehtyä töitä”, Suninen kertoo.
Lemonsoftin työajanseuranta tuo paljon tärkeitä hyötyjä yrityksellesi:
Automatisoi palkanlaskentasi
Kun jokainen tieto syötetään vain kerran, virheet vähenevät ja aikaa säästyy tuottavaan toimintaan. Ohjelma rekisteröi perustyöajan, lisät ja ylityöt automaattisesti, jolloin säästät aikaa etenkin tuntipalkkaisten palkanlaskennassa. Työaikapankin käyttöönotto tuo vielä lisää joustavuutta toimintaan.
Seuraa kustannuksia tarkasti
Työajanseuranta kohdistaa työajat oikeille kustannuspaikoille, projekteille ja työvaiheille. Turhien välivaiheiden jäädessä pois työ tehostuu. Järjestelmän avulla on helppo vähentää tehottoman työajan määrää. Projektiraportit taas helpottavat tuotannon suunnittelua ja hinnoittelua.
Paranna työhyvinvointia
Yhtenäiset käytännöt työajanseurannassa tekevät toiminnasta tasapuolista. Työmäärät tulevat läpinäkyviksi esihenkilöille ja yrityksen johdolle, jolloin näihin voidaan tarvittaessa reagoida. Työntekijäsi saavat palkan tehdystä työstä, ja peli on reilu molemmin puolin.
Nosta laskutusastetta
Kaikki tunnit kirjautuvat ohjelmaan ja voit seurata tarkasti laskutettavien ja ei-laskutettavien tuntien määrää. Selkeiden raporttien perusteella pääset myös kiinni laskuttamattomuuden syihin.
Tehosta esimiestyötä
Työajanseurannan ohjelma tekee esimiehen tehtävien hoitamisesta helpompaa. Monipuoliset ja selkeät raportit auttavat töiden seurannassa ja suunnittelussa. Tietoja on mahdollista seurata ajantasaisesti, jolloin pystyt reagoimaan heti esimerkiksi poissaoloihin.
Integraatiolla lisähyötyä
Toimintaa voidaan tehostaa integroimalla työajanseuranta yrityksen muihin järjestelmiin. Manuaalinen työ vähenee ja säästyy aikaa. Kerran kerättyä tietoa voidaan edelleen hyödyntää muun muassa yrityksen palkanlaskenta-, projekti- tai HR-järjestelmissä.
”Työajanseuranta toimii myös esimiehille tärkeänä työkaluna. Pystytään seuraamaan, miten alaiset tekevät töitä ja mikä on jaksaminen tiimissä”, Suninen toteaa.
Käyttöönotto onnistuu oikealla valmistautumisella
Jotta työajanseurantajärjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, käyttöönotto on tehtävä huolellisesti. Järjestelmäasiantuntija Jaakko Suninen on vuosien varrella törmännyt useisiin haasteisiin, jotka voivat kaataa koko projektin.
Yleisimmät kompastuskivet käyttöönotossa:
- Epäselvät tavoitteet: ”Ei ole selkeää, miksi järjestelmää ollaan ottamassa käyttöön”, Suninen kertoo. Jos yritys ei osaa sanoittaa mitä tarvitsee, lopputulos jää väkisinkin puolitiehen.
- Väärät henkilöt mukana: ”Saattaa olla henkilö ottamassa ohjelmaa käyttöön, jolla ei ole tietoa yrityksen sisäisestä politiikasta”, Suninen varoittaa. Käyttöönotossa tarvitaan ihmisiä, jotka tuntevat sekä päivittäisen työn että palkanlaskennan käytännöt.
- Riittämätön aika:”Käyttöönotto on aina omien töiden päälle”, Suninen toteaa. Jos projektille ei varata riittävästi aikaa, järjestelmä jää puolivillaisesti käyttöön.
Toimittajan tehtävä on tukea onnistunutta käyttöönottoa. Sunisen mukaan paras tuki asiakkaalle syntyy kuuntelemisesta ja kokemuksesta. ”Ehkä jopa kliseisesti sanottuna kuunteleminen on äärimmäisen tärkeä”, hän painottaa.
Kokenut käyttöönottaja osaa tasapainoilla käytettävyyden ja datan keräämisen välillä: ”Saadaan riittävä määrä dataa, mutta pidetään se mahdollisimman käytettävänä.” Samalla on tärkeää huomioida kokonaiskuva ja miettiä laajemminkin kokonaistarvetta.
Erityisen tärkeää on ennakoida mahdolliset ongelmat: ”Tässä on kullanarvoisen tärkeätä, että osaa tehdä ne tarvittavat asetussäädökset hyvissä ajoin eikä niin, että tehdään jotain ja huomataan vasta myöhemmin kuukausien päästä, että tässä tää menee kiville.”
Muutosvastarinta voitetaan avoimella viestinnällä
Uuden järjestelmän käyttöönotto herättää aina tunteita. Muutosvastarinta on luonnollista, mutta se voidaan minimoida oikealla lähestymistavalla.
”Muutosvastarinnan kitkemisessä hyvin tärkeätä on ensinnäkin selkeä viestintä johdolta. Se miksi työajanseurantajärjestelmä ollaan ottamassa käyttöön, tulee viestiä mahdollisimman hyvin työntekijöille”, Suninen neuvoo.
Keinot muutosvastarinnan vähentämiseen:
- Avoin kommunikaatio: Kerro reilusti, mitä tietoa kerätään ja mihin sitä käytetään
- Helppokäyttöisyys: Jos järjestelmä on vaikea käyttää, sitä ei tulla käyttämään
- Porrastaminen: ”Otetaan järjestelmä simppelisti käyttöön alkuun ja lisätään ominaisuuksia pikkuhiljaa”
- Oikeat perusteet: Älä yritä ratkaista henkilöstöongelmia järjestelmällä
”Jos ollaan järjestelmää ottamassa sen takia, että ei tarvitsisi puhua ikävistä asioista työntekijöiden kanssa, se ei ole hyvä ratkaisu. Aina on kaikista parasta puhua henkilö henkilölle”, Suninen painottaa.
Tietosuoja on entistä tärkeämpää työajanseurannassa
Viime vuosina tietosuoja-asiat ovat nousseet yhä tärkeämmiksi työajanseurannan käyttöönotossa.
”Ollaan hyvin kiinnostuneita tietosuojaselosteesta ja kaikesta tietosuojaan liittyvästä. Tämä on selkeästi noussut nykyaikana aina vaan vahvemmin esiin”, Suninen kertoo.
GDPR-säädöksen myötä yritykset ovat entistä tietoisempia velvoitteistaan henkilötietojen käsittelyssä. Työajanseurantajärjestelmän valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota:
- Tietosuojaselosteeseen ja käytäntöihin
- Datan tallennuspaikkaan ja suojaukseen
- Integraatioiden tietoturvaan
- Käyttöoikeuksien hallintaan
Yhteenveto: Työajanseuranta on liiketoiminnan voimavara
Nykyaikainen työajanseuranta on paljon muuta kuin työntekijöiden kyttäämistä. Se on tehokas työkalu, joka:
- Yhdenmukaistaa prosesseja ja vähentää manuaalista työtä
- Automatisoi palkanlaskennan ja vähentää virheitä
- Tukee projektiseurantaa ja kustannushallintaa
- Parantaa työhyvinvointia läpinäkyvyydellä ja tasapuolisuudella
- Mahdollistaa paremman päätöksenteon reaaliaikaisen datan avulla
Onnistunut käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua, oikeat henkilöt mukaan ja riittävästi aikaa. Kun nämä asiat on hoidettu kuntoon, työajanseurantajärjestelmä tuo yritykselle merkittäviä kilpailuetuja ja tehostaa toimintaa vuosiksi eteenpäin.
”Kyllä siitä saadaan yrityksen toiminnan tueksi hyvää dataa. Työajanseuranta ei tosiaan ole mikään jalkapanta”, tiivistää Suninen.
Haluatko tietää lisää? Lataa työajanseurannan opas >>
